Non sono stati utilizzati criteri scientifici di analisi per stilare la lista; quelli di Econtentmag hanno guardato alla capacità delle società di innovare e di distribuire prodotti e servizi che promuovano l’evoluzione dei contenuti elettronici.

Categorie di classificazione:

• Blogging
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• Collaboration & Knowledge Management
• Consulting Services
• Content Delivery
• Content Management
• Digital Rights Management
• Fee-Based Info Services
• Intranets & Portals
• Mobile Content
• Search Engines & Technologies

Penso di poter riassumere così la natura degli errori che di frequente vengono fatti nella scelta e (spesso) nell’acquisto di un CMS:

1. errori nel raccogliere la documentazione dei requirements, che serve per strutturare e portare avanti il progetto di gestione dei contenuti. Spesso questo tipo di errore dipende dalla mancanza di chiarezza nella definizione dello scopo del progetto e del problema che deve risolvere.
2. Scendere nei particolari del progetto e del software perdendo la visione dall’alto degli obiettivi del progetto.
3. Scegliere un CMS senza conoscere le possibilità offerte dal mercato di riferimento.
4. Pensare che un prodotto sia migliore quanto più si spende e quante più funzionalità vengono messe a disposizione.
5. Dimenticarsi una parte degli attori nel progetto: il CMS deve incontrare le capacità degli autori che col CMS andranno a lavorare, le esigenze degli amministratori dei siti che via CMS verranno strutturati, le richieste generali dell’organizzazione. La stesura dei requirements in particolare non deve essere lasciata in mano esclusivamente ai tecnici.

Alcuni consigli per partire “col piede giusto”.

Capire, prima di avviare il processo di scelta del CMS, quali sono i bisogni dell’organizzazione cui il futuro sito o i futuri siti vengono incontro: capire prima il sito, poi il CMS.

Tenere separato il processo di redesign della struttura del sito dal processo di selezione del CMS e, più in generale, distinguere tra il progetto generale del sito ed il CMS: se al sio serve avere delle mailing list, un forum e delle funzioni di ricerca può essere una scelta più proficua scegliere dei software dedicati per ciascuna di queste funzioni da affinacare al CMS, anziché scegliere un CMS che incorpora queste funzioni.

Analizzare a fondo il mercato locale dei CMS: le possibilità di trovare la soluzione appropriata sono direttamente proporzionali alla quantità di CMS analizzati.

Keep it simple, keep it small. Tenere basse le spese e basarsi sul prodotto, tra quelli che incontrano i bisogni individuati, più semplice da usare torna utile per abbattere i rischi di sopravvivenza del progetto e per massimizzare le possibilità che il prodotto venga effettivamente utilizzato.

Focalizzare la stesura dei requirements sulle caratteristiche imprescindibili che il prodotto deve avere, distinguendole dalle caratteristiche che “sarebbe bello avere”: questo serve a rendere il processo di selezione del CMS più facile, veloce e chiaro. E’ molto importante inoltre capire chi saranno gli autori del sito, come sarà organizzato il loro lavoro e quale sarà il processo di pubblicazione dei contenuti.

Ora, può darsi dica delle ingenuità, o delle cose straovvie per parecchie persone, ciononostante le dico, nel tentativo di mettere un po’ d’ordine nei pensieri che mi girano per la testa a proposito del tema della gestione dei contenuti.
Una piattaforma per la gestione on-line autonoma e centralizzata delle informazioni, dei materiali, non è ovviamente tutto quello che serve, ma certo è un punto di partenza.

(Il punto di approdo può essere l’ECM, Enterprise Content Management, ovvero l’insieme di strumenti e metodologie utilizzabili per produrre, gestire, archiviare, conservare e distribuire contenuti in un’organizzazione, e sotto la quale etichetta ricadono, per non farsi mancare nulla: Image management, Document Management, Records Management, Enterprise Report Management, Content Management, Business Process Management, Workflow Management, E-Forms Management, Digital Asset Management, Output Management, Storage Management, E-mail Management. Una cosina abbastanza complessa, insomma.
I vantaggi, dicevo, connessi all’organizzazione dei materiali in un archivio centralizzato on-line, in special modo quando è un gruppo di lavoro ad averci a che fare.

1) Facilità di scrittura collaborativa.

Invece che avere 18 versioni diverse dello stesso documento su 18 computer diversi nell’ufficio si può fare in modo di lavorare su uno stesso documento, eliminando il margine d’errore insito nel processo di riscrittura e evitando di perdere tempo a riprodurre materiale già prodotto.

Non si tratta solo di produzione di documenti, relazioni ecc., si tratta anche di archiviare collettivamente bookmark che posson tornare utili, appuntamenti per un calendario condiviso, presentazioni Power Point riutilizzabili… insomma, si incentiva anche la condivisione di dati ed informazioni rilevanti.

2) Tempo risparmiato nel reperimento dei materiali quando serve (ed è nota l’equazione tempo=denaro :-).

Se i materiali sono catalogati sensatamente possono essere più facilmente ritrovati.

Peraltro il fatto che siano archiviati on-line li rende reperibili a prescindere dalla postazione di lavoro che si sta utilizzando (i contenuti sono liberati dal carcere del singolo desktop), a prescidere dalle coordinate temporali in cui si lavora (ovvero indipendentemente dall’orario e indipendentemente dall’epoca, nel senso che un positivo effetto collaterale della centralizzazione on-line dei contenuti dell’organizzazione è che così facendo si crea un patrimonio di conoscenze che cresce con la storia dell’organizzazione).

3) Soldi risparmiati rispetto alla gestione “tradizionale” della comunicazione.

Si può ridurre l’archiviazione cartacea dei documenti o delle microfiches, liberare spazio e avere i documenti comunque a disposizione dovunque si possa usare un computer connesso ad Internet: un foglio di carta può essere messo in un faldone solo, a meno che non se ne facciano più copie; un record elettronico può essere archiviato una sola volta e riproposto infinite senza replicarlo.

Soldi risparmiati anche nell’aggiornamento del sito, che può essere fatto senza ricorrere al tecnico del caso e soldi risparmiati nel tempo passato al telefono a dare informazioni, laddove si crea la possibilità di indirizzare clienti e collaboratori su un archivio elettronico, leggibile secondo viste personalizzabili.

Un altro canale di utilizzo ovvio di una piattaforma per la gestione autonoma dei contenuti è quello della comunicazione con il pubblico. In questo senso il vantaggio è quello di:

4) incremento della visibilità sul “mercato”, comunicando sui servizi forniti, le inziative intraprese, i risultati conseguiti nel tempo, e pubblicando utili contenuti e risorse (per la serie “poniti come esperto”).

Come dicevo qualche tempo fa, tuttavia, uno strumento per la gestione in elettronico delle risorse è solo un punto di partenza, un elemento di un flusso di lavoro che coinvolge soprattutto le persone, più che i documenti.

“Spetta che non ricordo dove l’ho letto…guardo su Google…era questo? Boh… Vabè dai, quando ritrovo il riferimento ti telefono”.

“Dai allora, cacciate fuori la versione definitiva della relazione e andiamo in riunione.” “Un momento…perché la mia ‘relazione definitiva’ è diversa dalla tua ‘relazione difinitiva’?”.

Magari esagero, però non più di tanto, stando alla mia piccola esperienza personale e ai numeri qui sotto:

• secondo una ricerca IDC gli impiegati spendono dal 15% al 30% del loro tempo cercando informazioni di cui hanno bisogno;
• un’indagine di Delphi Group rivela che il 31% degli intervistati spende tra il 10% e il 15% del suo tempo ogni settimana cercando risposte o dati in forma elettronica;
• solo il 50% delle volte gli impiegati riescono a trovare le informazioni che servono;
• il 90% dell’informazione delle aziende risiede nei documenti;
• i documenti sono replicati anche 11 volte;
• l’80% dei documenti di un’azienda risiede sui desktop dei computer dei dipendenti;
• quando un dipendente lascia l’azienda se ne va con lui il 70% della conoscenza da lui acquisita per l’azienda.

Fonti: su http://www.edocmagazine.com: Records Management Goes Big Time, Build It So They Can Find It, Taking the Search Challenge, che rimanda a Delphi Group).

Effettivamente un tesoro di articoli interessanti, anche a un livello introduttivo, sui problemi e sui nuclei d’interesse del Content & Knowledge Management, eccone solo una selezione:

• Managing Content On the Web, Where does your content management system end and your portal start?
• Electronic Collaboration and Records Management, The output from your collaboration tools, of whatever type, may be business records.
• The Future of Integration in Content Management, Organizations have information—data in neat rows and columns, document images, documents, forms, photos, and everything else that contains important organizational information—spread throughout the enterprise. What do you need to know to ensure you’re able to see the right information (and all of it)?
• Basics of Successful Document Management, New to document management? Top 10 things to do to get your DM system started right.
• Archiving Electronic Files, Maintaining long-term access to content can be difficult. Here are some things to consider as you archive your content.
• Five Golden Rules of Records Management, e Records Management Mistakes to Avoid.
• The Business Case for WCM, How to justify an investment in Web content management.
• Single Source, Multi-Channel Publishing.
• Records Management Goes Big Time, Sheer proliferation of information, media formats, and compliance issues raise the profile and need for records management.
• Document Management Explained.
• ROI Considerations for Electronic Document Storage.

• Information Architecture Library: pointers to some of the best articles, books, blogs, and web sites on the subject;
• IASlash/: news for information architects;
• Design tools: contains document templates, process map posters and other tools used by IA practioners;
• Online communities.

Ovvero come ottimizzare la catalogazione e l’organizzazione delle informazioni per evitare i momenti di panico “Ma no accidenti mi serve, ma dove l’avevo messa, quella informazione”: startegie particolarmente ed evidentemente importanti nel caso di organizzazioni con una certa mole di documenti, articoli, dati in generale da gestire.

Al momento in cui scrivo gestire contenuti in Rete è diventato davvero alla portata di tutti, dal punto di vista tecnico (penso a tutti i parti del “Web 2.0″) e questo può portare all’equivoco di pensare che tutti i problemi di gestione in elettronico dei contenuti siano risolti una volta che si abbia a disposizione un CMS.

Il content management è in realtà molto più articolato di così, ed è fatto di contenuti, persone, scopi e, infine, di tenologia, che è semplicemente un mezzo per i fini individuati.

Mi piace molto che l’autore insista sull’importanza delle persone sulla tecnologia all’interno di questo processo: “CMSs don’t run themselves, and if the people won’t use it, you’ve got a problem.” Nel mio piccolo…lo posso confermare: le persone “giuste” all’interno del processo – posto che si abbiano “buoni” contenuti da comunicare – sono l’anello vincente della catena.