EContent 100

11 gennaio 2007, giovedì -- permalink

Su Econtentmag.com trovo una lista delle società che contano, alla fine del 2006, nel settore dei contenuti elettronici.
Sono state individuate alcune tendenze generali: l’esponenziale diffusione dei blog, l’adozione delle wiki all’interno delle aziende per la scrittura collaborativa nelle intranet, il supporto maggiore per il web mobile, l’utilizzo massiccio di XML e RSS, la crescita dei prodotti OpenSource.

Non sono stati utilizzati criteri scientifici di analisi per stilare la lista; quelli di Econtentmag hanno guardato alla capacità delle società di innovare e di distribuire prodotti e servizi che promuovano l’evoluzione dei contenuti elettronici.

Categorie di classificazione:

  • Blogging
  • Classification & Taxonomy
  • Collaboration & Knowledge Management
  • Consulting Services
  • Content Delivery
  • Content Management
  • Digital Rights Management
  • Fee-Based Info Services
  • Intranets & Portals
  • Mobile Content
  • Search Engines & Technologies

La top ten degli errori nella scelta di un CMS

27 dicembre 2006, mercoledì -- permalink

Step Two, a fronte di una esperienza decennale nel mercato dei Content Management Systems ci regala la Top 10 mistakes when selecting a CMS.

Penso di poter riassumere così la natura degli errori che di frequente vengono fatti nella scelta e (spesso) nell’acquisto di un CMS:

  1. errori nel raccogliere la documentazione dei requirements, che serve per strutturare e portare avanti il progetto di gestione dei contenuti. Spesso questo tipo di errore dipende dalla mancanza di chiarezza nella definizione dello scopo del progetto e del problema che deve risolvere.
  2. Scendere nei particolari del progetto e del software perdendo la visione dall’alto degli obiettivi del progetto.
  3. Scegliere un CMS senza conoscere le possibilità offerte dal mercato di riferimento.
  4. Pensare che un prodotto sia migliore quanto più si spende e quante più funzionalità vengono messe a disposizione.
  5. Dimenticarsi una parte degli attori nel progetto: il CMS deve incontrare le capacità degli autori che col CMS andranno a lavorare, le esigenze degli amministratori dei siti che via CMS verranno strutturati, le richieste generali dell’organizzazione. La stesura dei requirements in particolare non deve essere lasciata in mano esclusivamente ai tecnici.

Alcuni consigli per partire “col piede giusto”.

Capire, prima di avviare il processo di scelta del CMS, quali sono i bisogni dell’organizzazione cui il futuro sito o i futuri siti vengono incontro: capire prima il sito, poi il CMS.

Tenere separato il processo di redesign della struttura del sito dal processo di selezione del CMS e, più in generale, distinguere tra il progetto generale del sito ed il CMS: se al sio serve avere delle mailing list, un forum e delle funzioni di ricerca può essere una scelta più proficua scegliere dei software dedicati per ciascuna di queste funzioni da affinacare al CMS, anziché scegliere un CMS che incorpora queste funzioni.

Analizzare a fondo il mercato locale dei CMS: le possibilità di trovare la soluzione appropriata sono direttamente proporzionali alla quantità di CMS analizzati.

Keep it simple, keep it small. Tenere basse le spese e basarsi sul prodotto, tra quelli che incontrano i bisogni individuati, più semplice da usare torna utile per abbattere i rischi di sopravvivenza del progetto e per massimizzare le possibilità che il prodotto venga effettivamente utilizzato.

Focalizzare la stesura dei requirements sulle caratteristiche imprescindibili che il prodotto deve avere, distinguendole dalle caratteristiche che “sarebbe bello avere”: questo serve a rendere il processo di selezione del CMS più facile, veloce e chiaro. E’ molto importante inoltre capire chi saranno gli autori del sito, come sarà organizzato il loro lavoro e quale sarà il processo di pubblicazione dei contenuti.

Perché gestire contenuti in elettronico

6 novembre 2006, lunedì -- permalink

Ci sono dei positivi “effetti collaterali” nel far passare in elettronico la gestione dei contenuti in un gruppo di lavoro, in un’organizzazione, sia in rapporto alla comunicazione interna che in relazione alla comunicazione verso l’esterno.

Ora, può darsi dica delle ingenuità, o delle cose straovvie per parecchie persone, ciononostante le dico, nel tentativo di mettere un po’ d’ordine nei pensieri che mi girano per la testa a proposito del tema della gestione dei contenuti.
Una piattaforma per la gestione on-line autonoma e centralizzata delle informazioni, dei materiali, non è ovviamente tutto quello che serve, ma certo è un punto di partenza.

(Il punto di approdo può essere l’ECM, Enterprise Content Management, ovvero l’insieme di strumenti e metodologie utilizzabili per produrre, gestire, archiviare, conservare e distribuire contenuti in un’organizzazione, e sotto la quale etichetta ricadono, per non farsi mancare nulla: Image management, Document Management, Records Management, Enterprise Report Management, Content Management, Business Process Management, Workflow Management, E-Forms Management, Digital Asset Management, Output Management, Storage Management, E-mail Management. Una cosina abbastanza complessa, insomma. (continua…)

Scenari di disorganizzazione elettronica

6 novembre 2006, lunedì -- permalink

“Te lo spedirei per mail quel documento, ma ce l’ho sul computer dell’ufficio, per cui te lo mando lunedì, intanto buon fine settimana”.

“Spetta che non ricordo dove l’ho letto…guardo su Google…era questo? Boh… Vabè dai, quando ritrovo il riferimento ti telefono”.

“Dai allora, cacciate fuori la versione definitiva della relazione e andiamo in riunione.” “Un momento…perché la mia ‘relazione definitiva’ è diversa dalla tua ‘relazione difinitiva’?”.

Magari esagero, però non più di tanto, stando alla mia piccola esperienza personale e ai numeri qui sotto:

  • secondo una ricerca IDC gli impiegati spendono dal 15% al 30% del loro tempo cercando informazioni di cui hanno bisogno;
  • un’indagine di Delphi Group rivela che il 31% degli intervistati spende tra il 10% e il 15% del suo tempo ogni settimana cercando risposte o dati in forma elettronica;
  • solo il 50% delle volte gli impiegati riescono a trovare le informazioni che servono;
  • il 90% dell’informazione delle aziende risiede nei documenti;
  • i documenti sono replicati anche 11 volte;
  • l’80% dei documenti di un’azienda risiede sui desktop dei computer dei dipendenti;
  • quando un dipendente lascia l’azienda se ne va con lui il 70% della conoscenza da lui acquisita per l’azienda.

Fonti: su http://www.edocmagazine.com: Records Management Goes Big Time, Build It So They Can Find It, Taking the Search Challenge, che rimanda a Delphi Group).

AIIM E-DOC Magazine

26 ottobre 2006, giovedì -- permalink

AIIM E-DOC Magazine is an unrivalled and unbiased industry source for information on enterprise content management (ECM) topics that help management professionals worldwide make informed and effective technology decisions.

Effettivamente un tesoro di articoli interessanti, anche a un livello introduttivo, sui problemi e sui nuclei d’interesse del Content & Knowledge Management, eccone solo una selezione:

The Information Architecture Institute

26 ottobre 2006, giovedì -- permalink

Un archivio, dal 2002, di risorse per chi si occupa di architettura delle informazioni, in particolare:

Step Two Designs – Column Two

26 ottobre 2006, giovedì -- permalink

News e articoli di approfondimento sul Content Management,  Knowledge Management, Information Architecture, Documents & Record Management e argomenti correlati (usabilità, design, strategie nell’organizzazione delle Intranet).

Trovabile.org

26 ottobre 2006, giovedì -- permalink

Trovabile è la rivista italiana dedicata dal 2002 ai temi dell’architettura dell’informazione e della trovabilità: come organizzare le informazioni per renderle facilmente (ri)trovabili.

Ovvero come ottimizzare la catalogazione e l’organizzazione delle informazioni per evitare i momenti di panico “Ma no accidenti mi serve, ma dove l’avevo messa, quella informazione”: startegie particolarmente ed evidentemente importanti nel caso di organizzazioni con una certa mole di documenti, articoli, dati in generale da gestire.

EContentMag

26 ottobre 2006, giovedì -- permalink

Digital Content Strategies & Resources: news e articoli di approfondimento su Content Creation & Digital Publishing, Content Delivery, Content Management e altri argomenti correlati alla gestione in elettronico dei contenuti.

Redefining Content Management

18 ottobre 2006, mercoledì -- permalink

Federico Fasce su Apogeonline segnala un interessante articolo di Keith Robinson: si tenta qui di riportare un fiume entro gli argini, ovvero di ridefinire per chiarezza “l’essenza” del Content Management.

Al momento in cui scrivo gestire contenuti in Rete è diventato davvero alla portata di tutti, dal punto di vista tecnico (penso a tutti i parti del “Web 2.0″) e questo può portare all’equivoco di pensare che tutti i problemi di gestione in elettronico dei contenuti siano risolti una volta che si abbia a disposizione un CMS.

Il content management è in realtà molto più articolato di così, ed è fatto di contenuti, persone, scopi e, infine, di tenologia, che è semplicemente un mezzo per i fini individuati.

Mi piace molto che l’autore insista sull’importanza delle persone sulla tecnologia all’interno di questo processo: “CMSs don’t run themselves, and if the people won’t use it, you’ve got a problem.” Nel mio piccolo…lo posso confermare: le persone “giuste” all’interno del processo – posto che si abbiano “buoni” contenuti da comunicare – sono l’anello vincente della catena.