Perché gestire contenuti in elettronico

6 novembre 2006, lunedì -- permalink

Ci sono dei positivi “effetti collaterali” nel far passare in elettronico la gestione dei contenuti in un gruppo di lavoro, in un’organizzazione, sia in rapporto alla comunicazione interna che in relazione alla comunicazione verso l’esterno.

Ora, può darsi dica delle ingenuità, o delle cose straovvie per parecchie persone, ciononostante le dico, nel tentativo di mettere un po’ d’ordine nei pensieri che mi girano per la testa a proposito del tema della gestione dei contenuti.
Una piattaforma per la gestione on-line autonoma e centralizzata delle informazioni, dei materiali, non è ovviamente tutto quello che serve, ma certo è un punto di partenza.

(Il punto di approdo può essere l’ECM, Enterprise Content Management, ovvero l’insieme di strumenti e metodologie utilizzabili per produrre, gestire, archiviare, conservare e distribuire contenuti in un’organizzazione, e sotto la quale etichetta ricadono, per non farsi mancare nulla: Image management, Document Management, Records Management, Enterprise Report Management, Content Management, Business Process Management, Workflow Management, E-Forms Management, Digital Asset Management, Output Management, Storage Management, E-mail Management. Una cosina abbastanza complessa, insomma.
I vantaggi, dicevo, connessi all’organizzazione dei materiali in un archivio centralizzato on-line, in special modo quando è un gruppo di lavoro ad averci a che fare.

1) Facilità di scrittura collaborativa.

Scrittura collaborativaInvece che avere 18 versioni diverse dello stesso documento su 18 computer diversi nell’ufficio si può fare in modo di lavorare su uno stesso documento, eliminando il margine d’errore insito nel processo di riscrittura e evitando di perdere tempo a riprodurre materiale già prodotto.

Non si tratta solo di produzione di documenti, relazioni ecc., si tratta anche di archiviare collettivamente bookmark che posson tornare utili, appuntamenti per un calendario condiviso, presentazioni Power Point riutilizzabili… insomma, si incentiva anche la condivisione di dati ed informazioni rilevanti.

2) Tempo risparmiato nel reperimento dei materiali quando serve (ed è nota l’equazione tempo=denaro :-).

Se i materiali sono catalogati sensatamente possono essere più facilmente ritrovati.

Documenti sempre raggiungibiliPeraltro il fatto che siano archiviati on-line li rende reperibili a prescindere dalla postazione di lavoro che si sta utilizzando (i contenuti sono liberati dal carcere del singolo desktop), a prescidere dalle coordinate temporali in cui si lavora (ovvero indipendentemente dall’orario e indipendentemente dall’epoca, nel senso che un positivo effetto collaterale della centralizzazione on-line dei contenuti dell’organizzazione è che così facendo si crea un patrimonio di conoscenze che cresce con la storia dell’organizzazione).

3) Soldi risparmiati rispetto alla gestione “tradizionale” della comunicazione.

Ridurre lo spazio occupato dai documentiSi può ridurre l’archiviazione cartacea dei documenti o delle microfiches, liberare spazio e avere i documenti comunque a disposizione dovunque si possa usare un computer connesso ad Internet: un foglio di carta può essere messo in un faldone solo, a meno che non se ne facciano più copie; un record elettronico può essere archiviato una sola volta e riproposto infinite senza replicarlo.

Soldi risparmiati anche nell’aggiornamento del sito, che può essere fatto senza ricorrere al tecnico del caso e soldi risparmiati nel tempo passato al telefono a dare informazioni, laddove si crea la possibilità di indirizzare clienti e collaboratori su un archivio elettronico, leggibile secondo viste personalizzabili.

Un altro canale di utilizzo ovvio di una piattaforma per la gestione autonoma dei contenuti è quello della comunicazione con il pubblico. In questo senso il vantaggio è quello di:

4) incremento della visibilità sul “mercato”, comunicando sui servizi forniti, le inziative intraprese, i risultati conseguiti nel tempo, e pubblicando utili contenuti e risorse (per la serie “poniti come esperto”).

Come dicevo qualche tempo fa, tuttavia, uno strumento per la gestione in elettronico delle risorse è solo un punto di partenza, un elemento di un flusso di lavoro che coinvolge soprattutto le persone, più che i documenti.

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